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咨询:华夏基石管理咨询集团首席专家-总经理,非法营销\跨位\整合整益营销体系及73新创意咨询体系创始人。被誉为国内“独具深厚功底与创新能力的营销策略家与执行家”、“酷儿营销之父,深度营销之子”。 培训: 实战到实战培训创始人。快速消费品第一第二品牌首席培训师、中国经销商商学院首席培训师、销售与市场培训中心首席培训师、营销中国行首席培训师、中国市场学会总监认证首席培训师,北大、清华、北方交大总裁与总监班特聘教授。 资历:曾于全球五大行业领先、国内行业领先品牌企业及全球最大定制市场研究公司

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营销主管谈七-员工总抱怨报表太多怎么办?  

2008-10-31 11:24:53|  分类: 中基层商学院 |  标签: |举报 |字号 订阅

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报表管理,是进行管理的最重要工具之一。一线员工长期在外驻地工作,最直观的监控工具也主要是报表。但是,员工并不觉得报表管理能给他们带来多少业绩增长以及能帮助他们冲击市场、迎应对手,他们总抱怨报表太多、太繁杂、太没实际内容,也就是说,对于他们来讲,根本没什么实际意义。

你作为一线销售主管,你了解到了这种情况,或者说你自己也觉得这种无目的、无止境的报表汇报不合理,那么,下一步你应该怎么办?

 

张经理是一个企业的销售经理,每天都在市场上搏杀,可是,他每天根本抽不出时间,去上上市场与经销商和终端沟通和了解情况。因为,无论是早上八点,还是下午五点,都不断地有总部的传真或邮件,让他找齐资料,进行签名、上报、确认;而他的下属则更是忙得不可开交,要为他们除要忙自己的业务、自己的报表填写之外,这些经理要填报的报表也要他们去市场上找信息和资料。总之,他虽不能发牢骚,但我们可以看出,他确实很郁闷。

张经理尚且这样,他手下的业务员就更不用说了。不论是销量报表、渠道报表、价格报表、还是市场动态、竞争对手信息表、还是订单、生动化表现、库存表、促销跟踪表、新产品铺货表、占有率调查表。。。。。。每天业务员文件包里面基本上都是各式各样的被公司领导称做“管理工具”的各类表格。以致业务员每天都得花一至两个小时的时间在填表中!

 

难道,企业管理员工、监督员工的最主要办法或者说唯一的办法,就是让员工填具报表?可是这些报表,一线业务员虽填得很辛苦,但真正最后为企业决策所用的又有多少呢?难道报表只是让业务员有更多的事情可做,或者说只说明公司的管理部门确实在帮一线员工,让他们更有效、有方法地处理事情?张经理不相信虽然并没有对管理学有研究,但作为一线的销售经理,他觉得每天必须填这么一些报表不甚合理,所以,他对员工的工作内容以及现在的报表情况进行了很久的观察、分析,最后,依据实际情况,他对这些原来的报表管理进行了一些大胆的改革和提升。

 

一、业务管理工具并不仅仅是报表,他喜欢先通过用规章制度的认知与透彻了解的方式,来达到让员工自己约束自己的目的

规章制度在每个企业里都有,但真正实施或者事先就能约束员工的还不是每个企业都能做到的。很多企业的规章制度纯粹是一个摆设,员工可能从来都没正眼看过,企业也从来没作过宣达。

张经理对规章制度的灌输并不像大家认为的那么呆板照本宣科,他的经验竟然也是一线业务最喜欢的“案例式教学法”。首先他让大家与他一起,“头脑风暴式”地将应有的一些规章制度通过讨论,让大家自己制定出来;然后,再抽出时间,让每个业务员自己对其每条每项进行自己的注解,哪些是应该遵守的,哪些是自己以后工作中可能会发生的问题需要注意的,相对自己而言,哪些条款是最重要的,哪些是不太重要的,这样就其实每个人都有一套既有共性的规章制度,又是能完全针对自己的实际情况进行了预警,完全达到了规章制度为我所用的目的;最后,张经理要求所有员工每个月总结时总结出一个案例,来支持其中某一规章制度的现实诠释,让所有员工来逐渐加深对每一条款的最新理解,从而使严肃的规章制度出现了现实案例版,真正将规章制度贯彻到了工作实际中。

规章制度并不一定要由企业统一来制定,其实也可以由员工自己来制定自己遵守,无论是会议形式、拜访过程、客户沟通纪律、账款处理、上班纪律等等,都可让员工自己制定规章制度来自己管理自己。

 

二、管理报表是死的,但业务会议是活的

张经理本来就是从普通业务员升迁而来,他的管理风格就是喜欢与大家融洽到一起,没有那种去刻意形成的层级观念,他更愿意与大家在一起共同讨论、协商问题,在与大家平等沟通的过程中,其实,他也就非常成功地完成了自己的管理过程,同时也建立起了一个非常有战斗力的团队。所以,他非常喜欢利用业务会议等这些灵活的方式来进行管理,而不只是非常呆板的、枯燥的管理报表。

他的业务会议也非常有特点,他只把自己当作一个主持人、一个乐队指挥,而让各位业务员轮渡来召开会议,帮助他做分析、管理。他不时在会议上进行引导、进行纠正和鼓励,让大家在开会之前,不得不为这样一个平等沟通的会议做好详细的准备,而做好准备的最好方式,就是在具体工作中认真执行、仔细分析(而这些,正是报表管理要达到的一个重要目的!)。同时,各位业务员就必须做好自己的业务工作的同时,还要考虑到其他同事工作中的一些具体问题。这样,不但带动了大家的具体工作的认真,同时也极大地提高了大家的分析问题和管理的能力,也将大家的思路拓宽了,员工之间的沟通障碍也就消除了。这种会议形式的管理,为张经理培养主管,提供了一个非常好的方式。

同时,业务会议如果开得好的话,管理报表上的东西也就变活了,那些枯燥的数字、随时在变的竞争动态,都能通过灵活多变的业务会议,变成活生生的决策分析资料,甚至能当时给出决策结果,这样,也使报表真正产生了管理效用。

 

三、报表填具要与考核关键指标挂钩

报表是管理最重要的工具之一,这谁都知道,但是,报表应用确实在很多企业里面又用得非常糟糕。因为很多企业只将报表填写当作员工必须完成的一项工作任务,同时,很多企业在考核与激励、管理过程中根本就没有关键指标,只是“胡子眉毛一把抓”,所以,员工报表的填写“宁滥勿缺”,就将所有想到的工作项都用报表表现出来,这样,市场信息就不可能遗漏了,市场管理和人员管理就肯定到位了!

张经理不这样认为,他认为,凡事的管理要提纲挈领,再则报表的填写并不只是为了管理,而更多的是为了达成销售目的,管理目的也是为了销售目的的达成,在报表填写中不能舍本逐末。业务员一天的工作也不能有太多重点,业务员一般只对销量、产品覆盖率、生动化表现等负责,那么,报表表现出这几个因素的重点内容就可以了。所以,他经过与大家讨论,将很多原来多而无用的一些表格全部废除掉,而只保留了这三类的表格:日拜访推进表、销售情况表、市场信息表。

报表填写并不要求面面俱到,面面俱到就代表了“面面没到”,都是员工辛辛苦苦填上来的资料,最后都变成了很肤浅的无用废纸。但是,随着每个月可能的工作重点不同,或者考核的重点有异,都可对报表的重要内容进行适当的调整。或者可在员工填固定报表之时,针对每月重点内容,加填一份当月重点工作项报表,这样,即使是全年下来,也不会让大家疲于填表,也不会让所有工作考核与跟踪遗漏。

 

报表填报不只是管理的全部,一则太死太呆板,再则人的主观能动性受到很大的禁锢,同时,也极易让员工产生疲怠心理。所以,运用其它的一些方法,依关键考核指标缩减掉一些不必要的报表,并且多运用一些其它的灵活的能发挥主观能动性的方法,往往能取得更好的一些管理效果。这样,无论是领导、主管,还是一线基层人员,都不再为报表填写或者是管理而头痛了!
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